Warum Papier manchmal die bessere Entscheidung ist. „Alles digital“ klingt gut – funktioniert aber seltener als man denkt. Unsere Kollegin Helga Prangenberg aus der Kundenbetreuung klärt auf:
5. Welche Schreiben müssen weiterhin auf Papier verschickt werden?
Es gibt Dokumente, bei denen Papier nach wie vor die sinnvollste oder sogar notwendige Form ist. Zum Beispiel bei Fristen, rechtlich relevanten Bescheiden oder sensibler Kommunikation. Eine Mahnung per E-Mail wird gern mal weggewischt. Ein Brief wird geöffnet. Bei vielen Sendungsanlässen spielt Wahrnehmung eine grosse Rolle. Papier erzeugt Verbindlichkeit – und genau das ist manchmal entscheidend. Insbesondere bei geschäftskritischer Kommunikation, bei der Zustellung, Fristen und Nachweisbarkeit rechtlich relevant sind.
6. Wie gehen wir bei BRIDGETEC mit Fristen und Postlaufzeiten um?
Briefe haben heute meist eine Laufzeit von ein bis zwei Tagen. In der Praxis planen viele Unternehmen bewusst mit Karenzzeiten, um rechtssicher zu bleiben. Output Management bedeutet hier: Prozesse so aufzusetzen, dass Fristen realistisch, planbar und nachvollziehbar eingehalten werden – ohne aktionistische Halblösungen. Wer seine Prozesse kennt, muss nicht rennen. Wer sie nicht kennt, rennt ständig.
Transparenz über Laufzeiten, Status und Verarbeitungsschritte ist dabei ein zentraler Bestandteil eines professionellen Output-Management-Systems.
7. Für welche Unternehmen lohnt sich Output Management besonders?
Grundsätzlich für alle, die sagen: „Eigentlich müssten wir das anders machen – aber es geht halt auch so.“ Ob fünf Briefe pro Woche oder zehntausend pro Tag ist dabei zweitrangig. Entscheidend ist, wer diese Arbeit erledigt. Wenn qualifizierte Mitarbeitende drucken, falten, eintüten oder zur Post fahren, ist das ein eindeutiges Zeichen für ein Jurassic Office. Hier gehen wertvolle Fachressourcen verloren, die eigentlich für Kernprozesse, Kundenkontakt oder strategische Aufgaben gebraucht werden.